Los eventos híbridos facilitarán la vuelta de los eventos presenciales

2021: presupuestos más ajustados y variables

Como las tarifas aéreas y las tarifas de los hoteles todavía están cambiando constantemente, aún existen dudas sobre la reserva anticipada. Para evitar la incertidumbre, los proveedores están adoptando políticas de cancelación o cambios más flexibles, a menudo sin coste adicional. A nivel global, los organizadores esperan que las reuniones pequeñas y más sencillas, que tienen lugar a nivel local o regional, vuelvan más rápidamente que otros tipos de reuniones con un 21%, seguidas de las reuniones internas con un 18%.

Hablamos de una de las conclusiones del informe anual Forecast 2021 de eventos y reuniones globales realizado por American Express Meetings & Events. Tras un año de incertidumbre, las empresas han tenido una alta capacidad de reacción para mantener sus compromisos con sus clientes. Al paso de cada nuevo acontecimiento e información, los organizadores implementan nuevos protocolos de seguridad y protección, se han adaptado al uso de tecnología para abordar formatos virtuales, híbridos y presenciales. Otra buena noticia: Madrid y Barcelona se encuentran en el top 5 de destinos MICE de Europa en 2020, en primer y tercer lugar respectivamente.

Los eventos híbridos facilitarán la vuelta de los eventos presenciales

Los organizadores de eventos se han puesto las pilas durante estos meses de incertidumbre adoptando el uso de tecnología para la asumir nuevos formatos virtuales, híbridos y presenciales. Sin embargo, estas plataformas para realizar conferencias online han revelado tanto sus beneficios como sus limitaciones, y requieren estrategias para mejorar la participación y evitar la desconexión en las reuniones virtuales. En este contexto, los encuestados han señalado que el 35% de los eventos virtuales e híbridos requieren de los servicios de una agencia. Con la recuperación de los volúmenes de viajes que se espera que vayan variando a lo largo de 2021, las reuniones híbridas supondrán un puente hacia las reuniones en persona.

Gerardo Tejado, Vicepresidente Senior y General Manager Global de American Express Meetings & Events, afirma: “Las empresas continúan dando un valor evidente a los eventos si observamos la velocidad con la que han adaptado los formatos presenciales a los virtuales. Nuestro pronóstico es claro: los eventos se seguirán celebrando. El deseo de volver a las reuniones tan pronto como sea seguro hacerlo está latente, y las reuniones híbridas serán el catalizador».

Europa: Los eventos presenciales e híbridos crecen en detrimento de los virtuales

Los encuestados esperan que los eventos presenciales representen aproximadamente la mitad de los eventos que se celebren en 2021. Predicen un aumento en los eventos híbridos en 2021 y una disminución en los eventos únicamente virtuales, y están planeando la vuelta de los eventos presenciales. A pesar de la previsión de reducciones e incertidumbre, la mayoría de los encuestados califica su nivel de optimismo con respecto a la industria de los eventos en 2021, en un punto intermedio: en una escala del uno al 10, el 12% es muy optimista (8 a 10), 72 % está en el medio (4 a 7), y solo el 15% está muy desanimado (1 a 3).

Además, el informe destaca el top 5 de destinos MICE de 2020, con Madrid como ciudad de referencia, seguida por París, Barcelona, Londres y Berlín.

Asía–Pacífico: aumento en todas las tipologías de eventos

Existe una sensación positiva hacia lo que queda de 2020, ya que el 16% de los encuestados afirman que ya han reanudado las reuniones en persona y el 47%, esperan reanudarlas antes de finales de 2020. En general, el 60% de los encuestados indicó que tenía eventos presenciales reservados o contratados para 2020.

Los encuestados en China y Hong Kong esperan ver aumentos en todas las tipologías de eventos. El 43% de los organizadores de reuniones y eventos en Asia-Pacífico esperan ver un aumento en las reuniones de juntas asesoras y casi la mitad, el 49%, anticipan que habrá un aumento en las reuniones del equipo interno en 2021.

América del Norte: adoptando formatos híbridos

Los encuestados norteamericanos estiman que casi una cuarta parte (23,6%) de sus eventos en 2021 incluirán un componente virtual y serán eventos locales más pequeños, con menos de 25 asistentes, que no requieren viajes de avión o estancias en hoteles. Se espera que el tipo de evento principal en Norteamérica en 2021 sean reuniones pequeñas y sencillas en EE.UU. y eventos de tipo capacitación de equipos internos en Canadá. A nivel regional, los encuestados anticipan disminuciones en la mayoría de los tipos de reuniones; sin embargo, el 36% espera que las reuniones de junta directiva o de alta dirección se mantengan igual.

América Central y Latinoamérica: optimismo y oportunidad

Los encuestados de América Central y del Sur muestran un gran optimismo, el más alto a nivel global, con respecto a la salud de la industria de reuniones y eventos en 2021. Más de tres cuartas partes de los organizadores, el 76%, describen las opciones para los profesionales de reuniones y eventos como «excelentes». Para los presupuestos generales, el 41% de los encuestados anticipó que el gasto en reuniones de sus organizaciones para 2021 aumentará, siendo el porcentaje más alto de todas las zonas incluidas en la encuesta.

El informe para 2021 se basa en una encuesta a más de 560 profesionales de meetings and events y entrevistas con 16 expertos de la industria. La encuesta y las entrevistas se han llevado a cabo entre agosto y septiembre de 2020. Los encuestados representan a empresas, asociaciones, equipos de compras y proveedores de 37 países en los cinco continentes. El resultado es una foto representativa a nivel global y estadístico sobre qué esperar en la industria de eventos en 2021.