La oportunidad para los eventos virtuales y eventos híbridos

Los eventos virtuales sustituyen a los eventos presenciales que han pasado de ser una de las acciones más aplazadas o canceladas a causa de la crisis sanitaria producida por el covid19. Los eventos presenciales se reducen actualmente a un aforo limitado o se transforman en eventos online,  directamente en el plano digital. 

Sin duda, los eventos online están salvando a muchas marcas para poder continuar con sus acciones de RR.PP. durante y tras la pandemia. Las productoras audiovisuales están viviendo una transformación digital, ya lo dice el refrán, “renovarse o morir”. Todo cambio implica una renovación. Es necesario para crecer y en ocasiones algunos cambios se realizan de forma radical. 

El evento virtual será el formato más frecuente incluso después de la pandemia.


Qué es el evento online o evento virtual?

Cuando mencionamos “evento online”, es probable que pensemos sea una grabación de un evento emitida en directo desde un punto remoto. Para ser más concretos, el evento online es un sistema de videoconferencia que se emite de un punto a otro y que los propios ponentes pueden manejar desde su localización, aunque estén a gran distancia. El evento en online es una emisión en directo (streaming) que permite producir contenidos a través de plataformas de video o un servidor privado. En definitiva, podríamos decir que un evento online es la digitalización de todo el evento.

La mayoría de las empresas son conscientes de la importancia de mantenerse cerca de sus clientes y empleados. Por ello, celebran eventos virtuales a través de plataformas digitales que les permiten llevar a cabo una comunicación directa y segura con los medios de comunicación. A su vez los asistentes al evento virtual pueden preguntar en directo y desde sus casas.

Algunas de las plataformas más utilizadas para realizar este tipo de comparecencias son:

  • Skype
  • Microsoft Teams
  • Webex
  • Google Meet
  • Zoom, 
  • Gotwebinar
  • Watchity
  • Livestorm

Otra de las soluciones que se están experimentando, sobre todo, en el ámbito empresarial son la organización de workshops o webinars online, así como vídeos en streaming al alcance de todos. Se trata de conferencias, talleres, seminarios o formaciones que se retransmiten de forma virtual a través de plataformas especializadas y permiten a los usuarios asistir como público de forma cómoda y flexible, pues es un formato que se está afianzando como estrategia de empresa, ya que funciona en cualquier situación y permite acercar el conocimiento de un profesional a un nicho o audiencia interesada. 

Instagram Live se ha convertido en el rey de las redes sociales. Teniendo en cuenta que el consumo de redes sociales se ha disparado durante el confinamiento, muchas marcas se han apuntado a la oferta de contenidos en streaming para ofrecer sus servicios de forma abierta y gratuita a los usuarios. Un hecho que ha impulsado la visibilidad de sus marcas y ha incrementado la comunidad en sus perfiles sociales. 

Por otro lado, los workshops o webinars son formatos de comunicación que se están afianzando en las estrategias de las empresas. Se trata de conferencias, talleres, seminarios o formaciones que se retransmiten de forma virtual a través de plataformas especializadas y permiten a los usuarios asistir como público de forma cómoda y flexible, pues es un formato que funciona en cualquier situación y permite acercar el conocimiento de un profesional a un nicho o audiencia interesada.   

El potencial de los eventos online y los eventos virtuales ha quedado demostrado, al no poder reunirnos presencialmente. Lo mejor es que estos formatos también tienen ventajas y oportunidades para seguir comunicando, informando, formando equipos… 

Innomedia Eventos, como productora audiovisual, ha enfocado todos sus recursos a este cambio y  apuesta por el formato virtual y en todas sus posibles ventajas. Animando al sector a organizar estos eventos que suponen un ahorro de tiempo de desplazamiento y la oportunidad de amplificación a nivel mundial, de llegar a un público mucho más grande y diverso que en un evento en vivo.


Pero ¿qué opción podría ser la más adecuada para ti?

Innomedia Eventos, dispone de propuestas variadas donde escoger, pero con un mismo objetivo: olvidarse de los eventos a distancia aburridos, sin valor para el asistente y sin beneficios para el cliente.  ¡Toma nota de sus propuestas y organiza con éxito tu próximo evento virtual!

Pero los requisitos técnicos y logísticos detrás de un exitoso evento virtual pueden ser muy complejos. A continuación se presentan algunas de las preguntas comunes que puede hacerse al organizar un evento en línea:

  1. ¿Tiene la plataforma webinar correcta para sus necesidades?
  2.  ¿Se ajusta para adaptarse al tamaño de tu audiencia potencial?
  3.  ¿Cómo van a ser invitados los asistentes?
  4. ¿Cómo van a participar?
  5. ¿Cómo escuchan sus asistentes?
  6. ¿Tienen suficiente ancho de banda?
  7. ¿Qué van a hacer si tienen problemas técnicos?
  8. ¿Sus presentadores saben cómo usar las herramientas de seminarios web disponibles para ellos?
  9.  ¿Necesitan un entrenamiento?
  10. ¿Tiene todo programado y conectado correctamente?

El cambio (obligatorio) al que nos hemos visto doblegados estos últimos meses en nuestra industria, ha propiciado que el evento online se demande cada vez más.

Cuando todo pase volveremos a los eventos presenciales, pero si es cierto, que se va a quedar un resquicio (e incluso un buen poso cultural) de los eventos virtuales. El evento virtual nos está demostrando que puede llegar a miles de personas con tiempos reducidos, y eso es una ventaja.


Claves para que el evento virtual sea un éxito

Como recomendaciones, lo primero es tener muy controlada la escaleta del evento y tenerlo totalmente controlado. Hay que sacar el máximo contenido en el mínimo tiempo. Es muy importante que los ponentes, tengan un máximo de 35 minutos, o de lo contrario los asistentes virtuales perderán la atención.

Hay que añadir que internet falla y en ocasiones de manera arbitraria. Esto quiere decir que se requiere de una capacidad de reacción máxima, serenidad, templanza y aplomo para resolver los problemas.

Es muy importante conseguir que el tiempo reducido del evento virtual tenga interés. Y para ello es recomendable que te armes de valor con estos trucos:

  • Tener un buen equipo detrás que genere una web atractiva y un realizador que sincronice las ponencias.
  • Ser muy proactivo: no tener miedo a los retos, a lo nuevo y desconocido, “voy a salir de mi zona de confort pero no me voy a bloquear”.
  • Capacidad de transmitir lo que necesitas.
  • Hacer pruebas de cada participación.
  • Ensayar mucho y bien la escaleta y hacer que el equipo de ponentes lo tenga enlatado de base.
  • Disponer de plan B, C y D. Redes, servidores, portales de accesos, sobrecargas de red, etc.. Estamos en un entorno en la nube que no siempre responde al 100%.